Näringslivets övergång till digital bokföring skapar problem för landets konkursförvaltare. Utmaningarna är av både praktisk och ekonomisk art.
Intresseorganisationen REKON, som består av 400 rekonstruktörer och konkursförvaltare i Sverige, sätter fingret på problemet i ett remissvar till Bokföringsnämnden tidigare i höst.
Bokföringsnämnden är den statliga myndighet som ska främja utvecklingen av god redovisningssed i företagens bokföring och offentliga redovisning.
– Remissrundan gäller förslag på ändringar i nämndens allmänna råd och vägledning, säger Hans Andersson, ordförande i REKON och delägare i Advokatbyrån Kaiding i Piteå.
REKON vill lyfta frågan om konkursboets arkiveringsskyldighet, när räkenskapsinformationen i hög grad har skiftat från papper till digitala affärssystem och molntjänster.
Bokföringsnämndens nuvarande råd utgår från att räkenskapsinformationen ska gå att nå både under och efter en konkurs. Under hela den lagstadgade arkiveringstiden – det vill säga minst sju år – ska det finnas utrustning och system som gör informationen tillgänglig i pappersform.
– I praktiken blir en konkursförvaltare därmed skyldig att plocka in och spara datorer och se till att programvaran hålls uppdaterad. Det finns många affärssystem på marknaden och förvaltaren förväntas bekosta och upprätthålla det program som råkar vara aktuellt i respektive konkurs, påpekar Hans Andersson.
Stora kostnader
Konkursförvaltaren kan även behöva ingå juridiska och ekonomiska avtal med de företag som tillhandahåller bokföring genom molntjänster, för att försäkra sig om att arkiveringen fortgår. REKON framhåller att totalkostnaden för att hantera digital bokföring i samband med konkurs kan uppgå till mycket höga belopp.
– Som exempel kan jag nämna en pågående konkurs i ett företag i tillverkningsindustrin. Här fanns ett specialbeställt affärssystem som konkursboet nu får betala mer än 50 000 kronor för att upprätthålla, säger Hans Andersson.
Han konstaterar att arkiveringskostnaderna i många fall riskerar att gröpa ur borgenärernas möjlighet till utdelning i en konkurs. Vid så kallade avskrivningskonkurser, alltså när det saknas tillgångar i konkursen, blir det i stället staten som får betala.
– Vi tycker att det är olämpligt att belasta konkursboet med den typen av kostnader. Det gäller oavsett om det är borgenärerna eller staten som får stå för notan, säger Hans Andersson.
Utreda lagändringar
REKON tycker att lagkravet kring arkivering bör vara uppfyllt om konkursförvaltaren omhändertar och arkiverar det fysiska räkenskapsmaterialet, digitala verifikat och så kallade SIE4-filer av standardformat.
– Jag kan se en poäng med att bevara digitala verifikat, men inte affärssystemen i sin helhet. Vid en konkurs finns det inte längre behov av samma bevarandenivå som tidigare, anser Hans Andersson.
För att underlätta arbetet har REKON tecknat avtal med programvaruleverantörerna Visma och Fortnox. Mot en mindre ersättning åtar sig techbolagen att bevara den digitala bokföringen om deras kunder hamnar i konkurs.
– Det borde utredas om arkiveringsskyldigheten ska flyttas från konkursförvaltaren till programvaruföretaget. Kanske behövs det lagändringar inom det här området, påpekar Hans Andersson.
Skälighetsbedömning
Petra Schölander Östman, enhetschef för konkurstillsyn på Kronofogden, framhåller att det i första hand är konkursförvaltaren som måste göra en skälighetsbedömning av eventuella merkostnader och arbetsinsatser kopplade till arkiveringen. I nästa led är det tillsynsmyndigheten som bedömer skäligheten och ytterst domstolen som fattar beslut.
– Om det finns utmaningar vid enskilda konkurser vore det bra om förvaltarna tar upp det med oss på tillsynsmyndigheten, säger hon.
Ökad användning av digital bokföring väcker också frågor kring ekonomisk brottslighet. Gagnar det ekobrottslingar att bokföringen kan läggas i en molntjänst för att kanske raderas inför en konkurs? Per Hedman, vice överåklagare på Ekobrottsmyndigheten, EBM, tror inte att skillnaden blir så stor jämfört med tidigare.
– När det fanns saker att dölja i pappersform slängde brottslingarna sina pärmar i någon container. Nu gör de kanske en elektronisk rensning och dumpar datorerna. Men de allra grövsta ekobrottslingarna ägnar sig nog inte åt bokföring över huvud taget, säger Per Hedman.
Tidskrävande process
På EBM finns det däremot en annan frustration kring digital bokföring och konkursförvaltning.
– Ofta finns det konkursförvaltare som anmäler till oss att det saknas bokföring i ett företag och att företrädaren inte går att nå. I de flesta fall kan vi ganska enkelt hitta det som efterfrågas, men själva processen blir onödigt tids- och resurskrävande för oss, säger Per Hedman.
Vid varje anmälan måste EBM lägga upp ett ärende, starta en utredning, inleda en förundersökning och koppla in åklagare.
– Vissa problem skulle nog kunna lösas om konkursförvaltaren själv kontaktar de största molntjänstföretagen. Här har REKON gjort ett bra arbete genom att teckna avtal med Visma och Fortnox, anser Per Hedman.
Hans Ödén, jurist och konkursförvaltare på Ackordscentralen, poängterar att en förvaltare som inte får kontakt med gäldenären som regel har goda skäl att anmäla misstanke om bokföringsbrott.
– Den gäldenär som får en kallelse till förhör hos EBM tar givetvis med sig bokföringen för att slippa åtal. EBM konstaterar att bokföring finns och avskriver anmälan utan att granska materialet. Att gäldenären inte överlämnar bokföringen till förvaltaren kan till exempel bero på att det finns intresse av att undanhålla utbetalningar som är möjliga att återvinna till konkursboet, säger Hans Ödén.
Ur Ackordscentralen Nyheter nr 4 2024
Text: Lena Lidberg
Bild: Fialotta Bratt
