Under pandemin har distansarbete varit mer regel än undantag. Numera har vi tillgång till högkvalitativa digitala verktyg som innebär att många inte längre måste vara på kontoret för att utföra sina arbetsuppgifter. Betyder det att kontoret har spelat ut sin roll?
Rapporter visar att många trivs med att arbeta hemifrån och vill fortsätta med det även efter pandemin. Twitter gick tidigt ut med nyheten att deras anställda även efter pandemin har möjlighet att fortsätta arbeta hemifrån. Även Spotify har lanserat arbetsmodellen ”working from anywhere”. Men att kontoret har spelat ut sin roll tror inte Max Barclay som är Nordenchef för Newsecs rådgivningsverksamhet.
- Ingenting kan tävla med att träffas personligen. Det som händer i mänsklig interaktion när vi möts ansikte mot ansikte är oersättligt, oavsett om det handlar om kreativitet, att skapa en känsla av gemenskap eller bygga en företagskultur. Några röster har varit säkra på att kontoret som koncept inte kommer att överleva. Jag vågar konstatera det motsatta, säger Max Barclay.
Färre kvadratmetrar per anställd inget nytt
Den trend som nu råder med färre kvadratmetrar per kontorsanställd är inget som uppkommit under pandemin utan något som har pågått de senaste decennierna. Utvecklingen har gått från så kallade cellkontor på 90-talet med i snitt 25 m2 per person, via kontorslandskap till aktivitetsbaserade kontor och nu olika co-workinglösningar. På det moderna kontoret har en person i genomsnitt tillgång till ungefär 10 m2 kontorsyta.
- Det innebär inte att det totala kvadratmeterbehovet förändras nämnvärt. Snarare leder den här trenden till att det ställs nya krav på kontorens utformning och läge. Den tydliga trenden är att kontoren går från en traditionell arbetsplats till mer av en mötesplats och lokalerna behöver bli effektivare och flexiblare för att facilitera detta, genom bland annat fler ytor som är anpassade för olika typer av möten, säger Max Barclay.
Rätt typ av kontor med rätt läge kommer i framtiden att bli en ännu viktigare konkurrensfaktor för att attrahera och behålla de mest eftersökta medarbetarna enligt Newsec. Och den undersökning som företaget har genomfört visar att genomsnittspersonen kommer att fortsätta arbeta från kontoret åtminstone tre till fyra dagar per vecka även efter pandemin. En siffra som tyder på att kontoret kommer fortsätta att spela en viktig roll även i framtiden.
Kreativa möten vid kaffemaskinen överdrivet
Johan Javeus som är chefsstrateg på SEB är däremot av en annan åsikt, och tror på sikt att en ganska omfattande kontorsdöd är närmast oundviklig. Den tekniska utvecklingen innebär att man vid distansarbete idag inte blir avskärmad från kollegor och att nya sätt att kommunicera med hjälp av AR- och VR-lösningar minskar gapet mellan verkliga och virtuella möten. De arbetsgivare som inte erbjuder möjligheten att arbeta på distans får därför svårare att konkurrera om den bästa arbetskraften. Han tror inte heller att produktiviteten blir lidande, och menar att de som pratar om alla kreativa möten vid kaffemaskinen överdriver.
- Jag kan inte dra mig till minnes ett enda sådant ”eureka-ögonblick” trots att jag har spenderat många dagar på kontor och druckit ett nästan oräkneligt antal koppar kaffe, säger Johan Javeus.
Han fortsätter:
- I takt med att bilden av det nya normala blir tydligare kommer det också att bli uppenbart att all den kontorsyta företagen idag förfogar över inte längre kommer att behövas. Alla kontor kommer självklart inte att försvinna men trenden är tydlig – kontorets storhetstid är sannolikt över.
Mer effektiva och ändamålsenliga lokaler
Naturvårdsverket är en av många myndigheter som de senaste åren har flyttat till mindre lokaler. Genom att öka olika typer av ändamålsenliga platser kunde de samtidigt minska ytan betydligt. Dessutom stödjer kontoret bättre ett aktivitetsbaserat arbetssätt med betydligt fler arbetsplatser än tidigare.
- Våra ändamålsenliga platser handlar om allt från rum avsedda för digitala möten till lugna ytor med olika möbler för arbete om man vill jobba mer enskilt, och ”Coffice” där man kan kombinera fika med arbete enskilt eller i grupp. Men även kontorsrum för mer fokuserat och ostört arbete, säger Peter Bengtsson som är enhetschef på Naturvårdsverket.
- Tidigare lösningen var 1 anställd = 1 skrivbord. Numera är lösningen ”jag äger ett helt kontor, inte bara mitt skrivbord”, säger Peter Bengtsson.
Högst upp i NK-huset har Advokatfirman Foyen flyttat in i nya lokaler. Tvärtemot trenden satsar de på en ännu större kontorsyta än tidigare med loungedel, bibliotek och platser för informella möten.
- Vi har klarat pandemin bra och fortsatt att växa. Därför såg vi ett behov av större lokaler som rymmer fler medarbetare, men även ett behov att göra lokalerna mer effektiva. Vi ville ge alla en nystart efter pandemin, och har lagt mycket tid på att skapa sociala ytor för att erbjuda medarbetarna mer än bara en arbetsplats. Vi vill premiera möten, informella diskussioner och avstämningar, säger Henrik Ståhlberg, advokat, delägare samt kontorschef för Foyens Stockholmskontor.
Annorlunda roll i framtiden
På sikt tror Henrik Ståhlberg att vi kommer se fler hybridlösningar, att man som anställd arbetar både på kontoret och från andra platser, varför Foyen satsat på modern teknik som underlättar digitala möten och utbildningar. Henriks erfarenhet är dock att vissa delar av arbetet lämpar sig bättre på en arbetsplats.
- Tittar man på informationsutbyte, innovation och kunskapsöverföring mellan medarbetarna tror jag att det fungerar bättre på ett fysiskt kontor. För vissa typer av verksamheter är det dessutom viktigare än för andra att man har fysiska mötesplatser. Det kan till exempel handla om företag där man jobbar med kunskapsutveckling och kreativa företag, säger Henrik Ståhlberg.
Både Peter Bengtsson och Henrik Ståhlberg är överens om att kontoret med stor sannolikhet kommer att vara viktigt även i framtiden, men att det kommer spela en annorlunda roll i arbetslivet. Max Barclay på Newsec håller med.
- Vi kanske inte åker och sätter oss vid ett skrivbord och jobbar i åtta timmar utan flexibilitet är nyckelordet framöver. Vi behöver se arbetsplatsen som en mångfacetterad lösning snarare än en fysisk plats, men personligen tror jag att det är svårt att bygga ett framgångsrikt bolag utan att ha ett ställe att träffas på, säger Max Barclay.
Ur Ackordscentralen Nyheter nr 4 2021
Text: Anette Norling
Bild: Unsplash
